> > >

Welche Regelungen gibt es zur Nutzung des Dienstwagens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Rückgabe des Dienstwagens bei Kündigung – FAQ | Carvion

Rückgabe des Dienstwagens bei Kündigung

Die Rückgabe des Dienstwagens bei Kündigung ist ein sensibler Teil des Pkw-Fuhrparkmanagements. Grundsätzlich gilt: Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses endet auch das Nutzungsrecht am Fahrzeug – es sei denn, etwas anderes ist vertraglich vereinbart.

Ziel eines professionellen Prozesses: klare Regeln, kein Streit, saubere Dokumentation und ein reibungsloser Übergang zurück in den Fuhrpark.

Praxisnah erklärt

Im Kern geht es bei der Dienstwagenrückgabe um drei Fragen:

  • Wann muss der Dienstwagen zurückgegeben werden?
  • Wie wird der Zustand dokumentiert und bewertet?
  • Was passiert mit geldwertem Vorteil, Schäden und möglichen Sonderregelungen (z. B. Abfindung)?

Typischer Standardfall

  • Rückgabe spätestens am letzten Arbeitstag
  • Übergabe an Fuhrparkmanager oder berechtigte Person
  • Dokumentation per Übergabeprotokoll (Kilometerstand, Schäden, Zubehör)
  • Beendigung der Privatnutzung und damit auch der Versteuerung des geldwerten Vorteils

Ein professionelles Pkw-Fuhrparkmanagement regelt diese Punkte vorab in Car Policy, Dienstwagenvereinbarung und klaren Übergabeprozessen.

Häufige Missverständnisse

  • „Der Dienstwagen gehört mir, ich hatte ihn doch jahrelang.“
    Nein – Eigentümer ist in der Regel das Unternehmen bzw. der Leasinggeber. Ohne gesonderte Vereinbarung besteht kein Anspruch auf Übernahme.
  • „Ich darf das Auto während der Kündigungsfrist auf jeden Fall weiter privat nutzen.“
    Nur, wenn die Dienstwagenregelung das vorsieht. Bei Freistellung kann der Arbeitgeber die Nutzung häufig sofort beenden.
  • „Der geldwerte Vorteil läuft rückwirkend automatisch aus, wenn ich das Auto früher abgebe.“
    Die Versteuerung endet mit der tatsächlichen Rückgabe – rückwirkende Korrekturen sind nur in Abstimmung mit Lohnbuchhaltung und Mitarbeitenden möglich.
  • „Kleine Kratzer sind normal, das zahlt die Firma schon.“
    Normale Gebrauchsspuren sind eine Sache, dokumentierte Schäden über das übliche Maß hinaus können dem Mitarbeitenden anteilig belastet werden.

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen mit 40 Dienstwagen hat wiederkehrende Konflikte bei Rückgaben nach Kündigungen:

  • Unklare Regelungen zur Privatnutzung während der Kündigungsfrist
  • Keine einheitlichen Übergabeprotokolle
  • Strittige Diskussionen bei Kratzern, Dellen und Felgenschäden

Lösung durch strukturiertes Pkw-Fuhrparkmanagement:

  • Einführung einer einheitlichen Car Policy mit klaren Regelungen zu Rückgabezeitpunkt, Schäden und Privatnutzung bei Freistellung
  • Nutzung eines digitalen Übergabeprotokolls (Fotos, Checkliste, Signatur)
  • Abstimmung mit HR und Lohnbuchhaltung zu Besteuerung, Freistellung und geldwertem Vorteil

Ergebnis:

  • Deutlich weniger Streitfälle
  • Schnellere Rückgaben und zügige Wiedervermarktung / Weiternutzung der Fahrzeuge
  • Bessere Planbarkeit im Fuhrpark und klarere Kommunikation mit Mitarbeitenden

KPIs & Metriken für die Rückgabeprozesse

Fuhrparkmanager können die Qualität ihrer Rückgabeprozesse u. a. an diesen Kennzahlen messen:

Durchschnittliche Zeit
zwischen letztem Arbeitstag und Fahrzeugrückgabe
Quote dokumentierter Rückgaben
mit vollständig ausgefülltem Protokoll
Anteil strittiger Rückgaben
z. B. wegen Schäden oder Nutzungsfragen
Kosten durch vermeidbare Schäden
die erst bei Rückgabe auffallen
Verwertungszeit
Rückgabe bis Wiederverkauf oder Wiederzuordnung im Fuhrpark

Je klarer Car Policy, Prozesse und Kommunikation, desto niedriger sind Konflikt- und Kostenrisiken.

Fortgeschrittene Strategien

In größeren Flotten oder bei hoher Mitarbeiterfluktuation lohnt sich ein professionell aufgesetzter Rückgabeprozess:

  • Digitale Checklisten & Foto-Dokumentation
    Standardisierte Übergabe mit Smartphone / Tablet – inklusive Fotos von Karosserie, Innenraum, Felgen.
  • Standardisierte Bewertungslogik
    Klare Unterscheidung zwischen üblichem Verschleiß und relevanten Schäden (z. B. nach Leasingrichtlinien).
  • Enge Zusammenarbeit mit Leasinggebern
    Einheitliche Rückgabestandards, frühzeitige Planung von Ablösung, Weiternutzung oder Austausch.
  • Integration ins Gesamtsystem Pkw-Fuhrparkmanagement
    Rückgabedaten fließen in Schadenstatistik, Fahrzeugbewertung und Beschaffungsstrategie ein.

Besondere Anwendungsfälle

Dienstwagen als Teil einer Abfindung

In Einzelfällen kann der Dienstwagen im Rahmen einer Abfindungsregelung dauerhaft überlassen werden:

  • Fahrzeug wird zum Zeitwert verkauft und ggf. auf die Abfindung angerechnet
  • Haftungsfragen (Versicherung, Wartung, Steuer) gehen auf die Privatperson über
  • Empfehlung: nur bei stark abgeschriebenen Fahrzeugen wirklich wirtschaftlich

Schäden bei Rückgabe

Weist das Fahrzeug bei Rückgabe Schäden auf, die über normale Nutzung hinausgehen, gilt:

  • Dokumentation im Übergabeprotokoll (inkl. Fotos)
  • Bewertung durch Fuhrpark, Gutachter oder Leasinggeber
  • Ggf. Kostenbeteiligung des Mitarbeitenden nach arbeitsrechtlich zulässigen Regeln

Freistellung während der Kündigungsfrist

Bei Freistellung kann der Arbeitgeber in der Regel verlangen, dass der Dienstwagen sofort zurückgegeben wird – insbesondere, wenn:

  • kein betrieblicher Nutzungszweck mehr besteht
  • Sicherheits- oder Reputationsrisiken bestehen
  • der Wagen kurzfristig anderweitig benötigt wird

Häufig gestellte Fragen

1. Welche allgemeinen Regelungen gelten zur Rückgabe des Dienstwagens bei Kündigung?

Der Dienstwagen ist grundsätzlich mit Ende des Arbeitsverhältnisses zurückzugeben – meist am letzten Arbeitstag. Die Details (Zeitpunkt, Zustand, Privatnutzung bis dahin) sollten in Arbeitsvertrag, Dienstwagenvereinbarung oder Car Policy geregelt sein.

Erklärung

Je detaillierter die Regelungen, desto weniger Konfliktpotenzial. Ein standardisiertes Übergabeprotokoll ist dabei Pflicht.

2. Dürfen Mitarbeitende den Dienstwagen während der Kündigungsfrist weiter privat nutzen?

Ja, wenn die Dienstwagenvereinbarung das vorsieht. Wird der Mitarbeitende jedoch freigestellt, kann der Arbeitgeber häufig eine sofortige Rückgabe verlangen und die Privatnutzung beenden.

Erklärung

Die Privatnutzung ist ein vergütungsähnlicher Vorteil. Endet die aktive Tätigkeit oder liegt eine Freistellung vor, kann sie aus betrieblichen Gründen eingeschränkt oder aufgehoben werden – sofern vertraglich sauber geregelt.

3. Was passiert mit dem geldwerten Vorteil bei der Rückgabe des Dienstwagens?

Mit der tatsächlichen Rückgabe entfällt auch der geldwerte Vorteil – die 1-%-Regelung oder Fahrtenbuchversteuerung läuft ab diesem Zeitpunkt nicht weiter. Rückwirkende Korrekturen sind nur im Einvernehmen mit Arbeitgeber und Lohnbuchhaltung möglich.

Erklärung

Die Lohnabrechnung orientiert sich am Zeitraum, in dem ein Nutzungsrecht bestand. Änderungen sollten frühzeitig mit HR und Steuerberatung abgestimmt werden.

4. Gibt es gesetzliche Fristen zur Rückgabe des Dienstwagens?

Konkrete gesetzliche Fristen gibt es nicht – maßgeblich ist die vertragliche Vereinbarung. In der Praxis hat sich der letzte Arbeitstag als Rückgabetermin etabliert.

Erklärung

Um Streit zu vermeiden, empfehlen sich klare Fristen in der Car Policy und ein standardisierter Prozess (Einladung zur Rückgabe, Terminbestätigung, Protokoll).

5. Was ist, wenn der Dienstwagen bei Rückgabe Schäden aufweist?

Schäden, die über normale Gebrauchsspuren hinausgehen, können dem Mitarbeitenden anteilig in Rechnung gestellt werden. Wichtig ist eine lückenlose Dokumentation bei Fahrzeugübergabe und -rückgabe.

Erklärung

Digitale Tools im Pkw-Fuhrparkmanagement helfen, den Zustand nachvollziehbar festzuhalten und Diskussionen zu vermeiden – gerade bei Leasingrückgaben.

Jetzt Beratung zur Dienstwagenrückgabe sichern Sie möchten Rückgabeprozesse, Dienstwagenregelungen und Ihr Pkw-Fuhrparkmanagement klar, effizient und rechtssicher organisieren? Sprechen Sie mit uns.

Stand: 16. September 2025. Richtlinien können sich ändern. Keine Rechtsberatung.