Wie wird die Nutzung des Dienstwagens bei Wohnsitzwechsel des Mitarbeiters geregelt?

Als Fuhrparkmanager haben Sie jeden Tag zahlreiche Herausforderungen zu meistern – von der Fahrzeugverwaltung über Mitarbeitermobilität bis hin zu rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein häufiger Praxisfall: Mitarbeitende ziehen um. Was dann mit dem Dienstwagen passiert, klären wir in diesem FAQ – klar, verständlich und mit einem kleinen Augenzwinkern.

Ausführliche Erklärung (für Einsteiger:innen)

Ein neuer Wohnort bedeutet nicht automatisch neue Regeln – aber er verändert die Rahmenbedingungen: Wege werden länger oder kürzer, Kosten verschieben sich, steuerliche Effekte ändern sich. Fuhrparkmanager sollten deshalb prüfen, ob die bisherige Dienstwagenregelung weiterhin wirtschaftlich, rechtssicher und organisatorisch sinnvoll ist.

Ohne klare Car Policy entstehen schnell Missverständnisse oder steuerliche Fehler, die später nur mit Aufwand zu korrigieren sind.

1) Grundsatz: Dienstwagen bleibt Dienstwagen

Ein Wohnsitzwechsel des Mitarbeiters führt nicht automatisch dazu, dass der Dienstwagen abgegeben werden muss. Solange:

• die Dienstwagenüberlassungsvereinbarung gültig bleibt,
• die Car Policy den Fall nicht einschränkt und
• die dienstliche Notwendigkeit weiterhin besteht,

kann der Dienstwagen in aller Regel wie bisher genutzt werden – unabhängig davon, ob der Umzug aus privaten Gründen (z. B. Familie, Landluft, Meerblick) oder beruflichen Gründen erfolgt.

2) Entfernung & Mehrkosten im Blick behalten

Was sich mit dem Wohnsitzwechsel sehr wohl ändern kann: die Wirtschaftlichkeit. Ein deutlich längerer Arbeitsweg hat Einfluss auf:

• Kraftstoff- & Energiekosten (mehr Kilometer = mehr Verbrauch)
• Verschleiß (Reifen, Bremsen, Wartungstermine)
• Werkstattlogistik (längere Strecken zur Servicepartner-Werkstatt)
• Gesamtfahrleistung im Verhältnis zu Leasingvereinbarungen

Viele Unternehmen definieren in ihrer Car Policy z. B.:

• maximale Entfernung zwischen Wohnort und Einsatzort,
• Grenzwerte für Mehrkilometer,
• optionale Kostenbeteiligung bei stark erhöhter Privat- oder Pendelnutzung.

3) Steuerliche Bewertung & 1-%-Regelung

Besonderes Augenmerk verdient die steuerliche Seite:

• Die 1-%-Regelung für die Privatnutzung bleibt grundsätzlich bestehen.
• Die Entfernungspauschale bzw. die 0,03-%-Regel für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ändert sich mit dem neuen Wohnort.
• Ein längerer Arbeitsweg erhöht den monatlichen geldwerten Vorteil.

Wer hier nicht sauber nachzieht, riskiert falsche Lohnabrechnungen und spätere Korrekturen – inklusive Nachzahlungen.

Tipp: Wohnsitzwechsel immer direkt an HR, Lohnbuchhaltung und Fuhrparkleitung melden und steuerlich prüfen lassen.

4) Dienstwagenvertrag & Kommunikation

Damit es gar nicht erst zu Diskussionen kommt, lohnt sich ein klar formulierter Dienstwagenüberlassungsvertrag mit einem eigenen Abschnitt zum Thema Wohnsitzwechsel. Typische Punkte:

• Informationspflicht des Mitarbeiters bei Umzug,
• Hinweis auf steuerliche Anpassung der Entfernungspauschale,
• Regelung zu Mehrkosten (Kraftstoff, Leasingkilometer, Verschleiß),
• Möglichkeiten einer Neuprüfung der Berechtigung oder Fahrzeugklasse.

Je klarer die Regeln, desto weniger Nachjustierung im laufenden Betrieb.

5) Sonderfall: Firmeninterner Umzug

Besonderheiten gelten häufig, wenn der Wohnsitzwechsel im Zusammenhang mit einer Versetzung oder einem Standortwechsel steht:

• teilweise übernimmt das Unternehmen Mehrkosten,
• es können Übergangsregelungen für Dienstwagen geschaffen werden,
• manchmal wird ein Fahrzeugwechsel (z. B. auf andere Klasse oder Antrieb) vereinbart.

Auch hier gilt: Klare, schriftliche Vereinbarungen sind Gold wert – für HR, Fuhrpark und Mitarbeitende.

Relevante Kennzahlen im Überblick

Auch beim Thema Wohnsitzwechsel lohnt der Blick in die Zahlen. Typische KPIs im PKW Fuhrparkmanagement:

Praxisbeispiel aus dem Fuhrparkalltag

Ein Mitarbeiter zieht von einer Stadt in die ländliche Region, der Arbeitsweg verlängert sich von 20 auf 90 km.

• Der Dienstwagen bleibt grundsätzlich zugeteilt.
• Die Lohnabrechnung passt die 0,03-%-Regel auf die neue Entfernung an.
• Der Fuhrparkmanager prüft Mehrkilometer im Leasingvertrag und dokumentiert die Entscheidung.
• Im Dienstwagenvertrag wird eine kurze Ergänzung zur neuen Entfernung und Nutzung hinterlegt.

Ergebnis: Alles steuerlich sauber, keine Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung – und der Mitarbeiter bleibt mobil.

Häufige Missverständnisse

• „Beim Umzug muss der Dienstwagen automatisch zurückgegeben werden.“ – Nur, wenn Car Policy oder Vertrag es so vorsehen.
• „Die Arbeitszeit entscheidet über den Dienstwagen, nicht der Einsatz.“ – Entscheidend ist die dienstliche Notwendigkeit, nicht Vollzeit vs. Teilzeit oder neue Postleitzahl.
• „Die 1-%-Regel ändert sich mit dem Wohnort.“ – Die 1 % bleiben, die Entfernungspauschale (0,03 % / 0,002 %) kann sich jedoch deutlich ändern.