FAQ · PKW-Fuhrparkmanagement
Wie wird die Nutzung von Dienstwagen bei Fahrgemeinschaften geregelt? Eine Lösung für Umwelt, Teamgeist und Fuhrpark.
Im modernen PKW-Fuhrparkmanagement stellt sich zunehmend die Frage, wie Dienstwagen genutzt werden dürfen, wenn Mitarbeitende Fahrgemeinschaften bilden. In vielen Fällen ist das möglich – allerdings nur mit klaren Regeln und sauberer Dokumentation.
In der Regel dürfen Dienstwagen für Fahrgemeinschaften genutzt werden, wenn die Unternehmensrichtlinien oder der Dienstwagenvertrag dies zulassen. Voraussetzung: Der Hauptnutzer bleibt Fahrer, und die Fahrt dient beruflichen Zwecken – zum Beispiel der gemeinsamen Anfahrt zur Arbeitsstätte oder zu Kundenterminen.
Wichtig: Die private Nutzung durch Mitfahrer – etwa Familienmitglieder oder Freunde – ist in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, sie ist ausdrücklich im Vertrag erlaubt.
Für Kolleginnen und Kollegen im Rahmen einer beruflichen Fahrgemeinschaft gilt das nicht: Hier ist die Nutzung in der Praxis meist unproblematisch, solange die vertraglichen Vorgaben eingehalten werden.
Wer als Fuhrparkmanager auf klare Regelungen setzt, fördert nicht nur Transparenz, sondern auch den Teamgeist. Fahrgemeinschaften können helfen, Fahrzeuge effizienter auszulasten und die Zahl der Einzelpendler zu reduzieren.
Gleichzeitig lassen sich Kosten und CO₂-Ausstoß senken – vorausgesetzt, Regeln zu Nutzung, Haftung und Dokumentation sind verständlich formuliert und allen Beteiligten bekannt.
Ja, wenn die Unternehmensrichtlinien oder der Dienstwagenvertrag dies erlauben und die Fahrt beruflichen Zwecken dient, zum Beispiel dem Weg zur Arbeitsstätte oder einem Kundentermin. Der Hauptnutzer sollte dabei Fahrer bleiben.
Fuhrparkmanager sollten klare Richtlinien zur Zulässigkeit von Fahrgemeinschaften festlegen, den Versicherungsschutz prüfen und Dienstwagenverträge um Hinweise zur Mitnahme von Kolleginnen und Kollegen ergänzen. So entstehen Transparenz und Rechtssicherheit für alle Beteiligten.
In der Regel nicht. Die private Nutzung durch Mitfahrer – etwa Familienmitglieder oder Freunde – ist normalerweise ausgeschlossen, sofern sie nicht ausdrücklich im Vertrag erlaubt wurde. Dienstliche Fahrgemeinschaften mit Kolleginnen und Kollegen sind davon getrennt zu betrachten.
Der wichtigste Praxistipp ist, klare, schriftlich fixierte Regeln zu schaffen und diese konsequent zu kommunizieren. So fördern Unternehmen Sicherheit, Compliance und Teamgeist – und nutzen gleichzeitig die Vorteile von Fahrgemeinschaften für Umwelt und Fuhrparkkosten.
Stand: 12. November 2025. Richtlinien können sich ändern. Keine Rechtsberatung.