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Fahrzeugbeschaffung ist eine der zentralen Stellschrauben im Flottenmanagement – und weit mehr als nur der Kauf oder das Leasing neuer Fahrzeuge. Jede Beschaffungsentscheidung wirkt sich über Jahre auf Kosten, Verfügbarkeit, Sicherheit und Nachhaltigkeit des Fuhrparks aus. Wer hier strategisch vorgeht, legt den Grundstein für ein effizientes und zukunftsfähiges Fuhrparkmanagement.
In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Fahrzeugbeschaffung, zeigen typische Fehlerquellen auf und geben konkrete Tipps, wie eine moderne, digitale Beschaffungsstrategie aussieht. Ziel ist es, die Mobilitätsbedürfnisse des Unternehmens optimal zu erfüllen – bei gleichzeitig klarer Kostenkontrolle und verbesserter Nachhaltigkeitsbilanz.
Im Rahmen des Fuhrparkmanagements ist Fahrzeugbeschaffung mehr als eine einmalige Investitionsentscheidung. Sie ist ein strategischer Prozess, der Planung, Auswahl und Integration von Fahrzeugen in die bestehende Flotte umfasst. Ziel ist es, die Mobilitätsbedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, ohne Budget, Servicequalität oder Nachhaltigkeit aus dem Blick zu verlieren.
Eine ineffiziente Fahrzeugbeschaffung kann spürbare Folgen haben:
Deshalb sollte Fahrzeugbeschaffung immer in das gesamte Flottenmanagement eingebettet sein – inklusive Kostenanalyse, Einsatzplanung, Serviceprozessen und Nachhaltigkeitszielen.
„Schlechte Fahrzeugbeschaffung merkt man nicht am ersten Tag, sondern über die gesamte Nutzungsdauer – in Kosten, Ausfällen und Unzufriedenheit.“
Eine professionelle Fahrzeugbeschaffung folgt einem klar strukturierten Prozess. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt – unabhängig davon, ob es um einzelne Fahrzeuge oder ganze Flottenpakete geht.
Die Basis jeder Beschaffungsentscheidung ist eine saubere Bedarfsermittlung. Statt nur zu ersetzen, „was schon da ist“, sollten die tatsächlichen Anforderungen analysiert werden:
Im Flottenmanagement sollte außerdem geprüft werden, ob Überkapazitäten bestehen. Häufig zeigt die Analyse, dass weniger Fahrzeuge ausreichen – oder dass Fahrzeugtypen getauscht werden können, um besser zur tatsächlichen Nutzung zu passen.
Ein umfassender Marktüberblick hilft, die besten Konditionen und Fahrzeugkonfigurationen zu finden. Die Auswahl reicht von Neufahrzeugen über junge Gebrauchte bis hin zu Full-Service-Leasing oder Langzeitmiete.
Wichtige Fragen in dieser Phase:
Vergleichsportale und spezialisierte Dienstleister im Flottenmanagement können hier unterstützen. Gleichzeitig lohnt sich eine Lieferantenstrategie: Statt jeden Einkauf neu zu verhandeln, bringen langfristige Partnerschaften häufig bessere Konditionen und mehr Planungssicherheit.
Die Entscheidung zwischen Kauf, Leasing oder Langzeitmiete beeinflusst Liquidität, Bilanz und Flexibilität. Wichtig ist, die Optionen nicht nur über den Anschaffungspreis zu vergleichen, sondern über die geplante Nutzungsdauer:
Im Flottenmanagement setzen viele Unternehmen auf Leasingmodelle, um Kosten planbar zu halten und technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Carvion unterstützt hierbei, indem nicht nur die Rate, sondern die Gesamtkosten (TCO) verglichen werden.
Nachhaltigkeit spielt in der Fahrzeugbeschaffung eine immer größere Rolle – aus regulatorischen Gründen, aber auch aufgrund von Kundenanforderungen und Unternehmenszielen. Elektrifizierte Flotten, Hybridfahrzeuge oder alternative Antriebe können die CO₂-Bilanz deutlich verbessern.
Wichtige Fragen sind:
Wer Nachhaltigkeit bereits in der Beschaffung mitdenkt, reduziert langfristig nicht nur Emissionen, sondern häufig auch Energie- und Wartungskosten.
Die beste Fahrzeugwahl verliert an Wirkung, wenn Verträge unklar, überteuert oder schlecht steuerbar sind. Deshalb gehört ein professionelles Vertragsmanagement zu jeder Fahrzeugbeschaffung:
Eine transparente Vertragsübersicht im Flottenmanagement hilft, rechtzeitig zu reagieren – etwa bei Nachverhandlungen, bei Änderungen im Einsatzprofil oder beim Umstieg auf andere Antriebe.
Ein häufiger Fehler in der Fahrzeugbeschaffung: Entscheidungen werden primär über den Anschaffungspreis oder die Monatsrate getroffen. Für ein professionelles Flottenmanagement ist entscheidend, die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer (Total Cost of Ownership, TCO) zu betrachten.
Dazu gehören u. a.:
In vielen Projekten sehen wir: Fahrzeuge wurden „billig“ beschafft – aber teuer betrieben. Unsere Empfehlung lautet deshalb: Fahrzeugbeschaffung immer als TCO-Hebel betrachten. Das bedeutet, Beschaffungsstrategie, Einsatzprofil und Servicekonzept gemeinsam zu denken. So lassen sich Kosten, Verfügbarkeit und Nachhaltigkeit langfristig optimieren.
Wer regelmäßig TCO-Vergleiche durchführt, erkennt schnell, welche Antriebe, Modelle und Vertragskonstellationen wirklich wirtschaftlich sind – und wo sich ein Wechsel lohnt.
Moderne Technologien und digitale Tools können die Fahrzeugbeschaffung deutlich vereinfachen und professionalisieren. Eine zentrale Flottenmanagement-Software hilft dabei, Bedarfe zu planen, Angebote zu vergleichen und den gesamten Beschaffungsprozess zu steuern.
Typische Vorteile digitaler Lösungen:
Optimal ist, wenn die Beschaffungsprozesse direkt mit anderen Bausteinen im Flottenmanagement verknüpft sind – etwa mit Fuhrparkverwaltung, Schadenmanagement oder Einsatzplanung. So wird aus Einzelentscheidungen eine konsistente Flottenstrategie.
Auch bei guter Planung können in der Fahrzeugbeschaffung Herausforderungen auftreten. Die wichtigsten lassen sich jedoch mit einer vorausschauenden Strategie abfedern.
Globalen Lieferengpässen und Modellwechseln begegnet man am besten mit frühzeitiger Planung und realistischen Zeithorizonten. Langfristige Rahmenabkommen mit Herstellern oder Leasinggesellschaften erhöhen die Planungssicherheit.
Steigende Zinsen, Energiepreise oder Versicherungsprämien können Budgets belasten. Hier helfen:
Die Umstellung auf Elektrofahrzeuge oder neue Telematiksysteme bringt organisatorische und technische Herausforderungen mit sich. Entscheidend ist ein ganzheitlicher Ansatz:
Die Anforderungen an Fuhrparkverantwortliche steigen – gerade in Bezug auf rechtliche Vorgaben, alternative Antriebe und Digitalisierung. Regelmäßige Schulungen und Weiterbildung sind deshalb ein wichtiger Bestandteil einer modernen Flottenstrategie.
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Ausgangslage: Ein bundesweit tätiger Serviceanbieter mit 120 Fahrzeugen beschaffte seine Fahrzeuge dezentral: Jede Niederlassung bestellte eigenständig, es gab keine einheitliche Fahrzeugrichtlinie und wenig Transparenz über Gesamtkosten.
Vorgehen: Gemeinsam mit Carvion wurde eine zentrale Beschaffungsstrategie entwickelt. Dazu gehörten eine detaillierte Bedarfsermittlung, TCO-Vergleiche verschiedener Modelle, einheitliche Fahrzeugrichtlinien, die Bündelung der Beschaffung bei ausgewählten Lieferanten sowie die Einführung eines digitalen Vertrags- und Fahrzeugcontrollings.
Ergebnis: Innerhalb von drei Jahren konnten die TCO-Kosten pro Fahrzeug um rund 14 % gesenkt werden. Gleichzeitig wurde die Flotte moderner und nachhaltiger aufgestellt, unter anderem durch den gezielten Einsatz von Elektrofahrzeugen im Stadtverkehr. Die Transparenz stieg deutlich, und Beschaffungsentscheidungen wurden vom „Bauchgefühl“ auf belastbare Daten umgestellt.
1) Ab wann lohnt sich eine strategische Fahrzeugbeschaffungsplanung?
Eine strukturierte Beschaffungsplanung lohnt sich meist ab 20–30 Fahrzeugen – insbesondere, wenn verschiedene Standorte, Einsatzprofile oder Antriebsarten im Spiel sind. Je größer der Fuhrpark, desto stärker wirken sich Einsparungen oder Fehlentscheidungen über die gesamte Lebensdauer aus.
2) Wie oft sollten Fahrzeugrichtlinien und Beschaffungsstrategien überprüft werden?
Mindestens alle 2–3 Jahre sollten Fahrzeugrichtlinien, Antriebsstrategien und Beschaffungskonditionen überprüft werden. Bei großen Marktveränderungen (z. B. Energiepreise, Förderlandschaft, neue Emissionsvorgaben) kann eine frühere Anpassung sinnvoll sein.
3) Ist Leasing immer die bessere Wahl gegenüber dem Kauf?
Leasing ist nicht automatisch besser oder günstiger, bietet aber für viele Flotten Vorteile durch planbare Raten, geringere Kapitalbindung und einfachere Modernisierung. Ob Kauf, Leasing oder Miete sinnvoll ist, hängt vom Einsatzprofil, der geplanten Nutzungsdauer, Bilanzzielen und der Risikobereitschaft ab. Eine TCO-Betrachtung schafft hier Klarheit.
4) Wie kann ich Nachhaltigkeit in die Fahrzeugbeschaffung integrieren?
Nachhaltigkeit sollte bereits in der Bedarfsermittlung und Antriebswahl berücksichtigt werden. Das umfasst die Auswahl effizienter Fahrzeuge, den Einsatz von E- oder Hybridfahrzeugen, die Nutzung von Förderprogrammen sowie die Planung von Lade- und Energieinfrastruktur. Digitale Tools helfen, CO₂-Emissionen zu messen und Fortschritte sichtbar zu machen.
5) Welche Rolle spielen digitale Tools in der Fahrzeugbeschaffung?
Digitale Tools erleichtern die Planung, den Vergleich von Angeboten, die Verwaltung von Verträgen und die Analyse von Kosten. Sie schaffen Transparenz, reduzieren manuellen Aufwand und ermöglichen fundierte Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten. Gleichzeitig bilden sie die Brücke zur laufenden Fuhrparksteuerung (Wartung, Auslastung, Schadenmanagement).
6) Wie unterstützt Carvion bei der Fahrzeugbeschaffung?
Carvion startet mit einer Analyse von Bedarf, Kosten und bestehender Flottenstruktur. Darauf aufbauend werden Beschaffungsstrategien, Fahrzeugrichtlinien und TCO-Modelle entwickelt. Carvion begleitet Ausschreibungen, Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen und unterstützt bei der Einführung digitaler Tools, damit Fahrzeugbeschaffung und Flottenbetrieb optimal zusammenspielen.
Die Fahrzeugbeschaffung ist ein essenzieller Bestandteil des Fuhrparkmanagements – und ein zentraler Hebel für Kosten, Effizienz und Nachhaltigkeit. Unternehmen, die hier strategisch vorgehen, profitieren von einer besser passenden Flotte, geringeren Gesamtkosten und einer höheren Zukunftssicherheit.
Wesentliche Erfolgsfaktoren sind:
Wer seine Beschaffungsprozesse optimiert, legt den Grundstein für eine effiziente, moderne und nachhaltige Flotte. In einem unverbindlichen Erstgespräch mit Carvion klären wir, wie Ihre aktuelle Beschaffungsstrategie aufgestellt ist, wo Potenziale liegen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind, um Ihr Flottenmanagement gezielt weiterzuentwickeln.
Ketty Gomez ist Fachautorin für Arbeitssicherheit und Flottenmanagement bei Carvion. Sie schreibt praxisnahe Artikel über Prävention, Sicherheitskultur und effiziente Fuhrparkprozesse. Mit ihrer Erfahrung in Betriebsorganisation und Arbeitsschutz macht sie komplexe Themen verständlich – mit klarem Fokus auf Umsetzbarkeit im Unternehmensalltag.
Kontakt: carvion.de/kontakt
February 6, 2025
