Subject
Flottenmanagement ist längst kein rein administrativer Prozess mehr, sondern ein datengetriebener Erfolgsfaktor. Moderne Fuhrparks stehen vor der Frage: Soll die Software lokal auf firmeneigenen Servern laufen oder in der Cloud betrieben werden? Diese Entscheidung beeinflusst Effizienz, Datensicherheit und Kostenstruktur gleichermaßen – und kann den Unterschied zwischen reaktiver Verwaltung und strategischem Flottenmanagement ausmachen.
Viele Unternehmen arbeiten historisch gewachsen mit Insellösungen: lokale Tools auf einzelnen Rechnern, eigenentwickelte Datenbanken, Excel-Listen oder extern gehostete Einzelsysteme. Spätestens wenn der Fuhrpark wächst, neue Standorte hinzukommen oder regulatorische Anforderungen steigen, stellt sich die Frage nach einer professionellen, zentralen Lösung.
Im folgenden Beitrag werden die beiden Modelle – lokale Software und Cloud-Lösungen – im Detail verglichen. Sie erfahren, wie Unternehmen mit den jeweiligen Ansätzen arbeiten, welche Sicherheitsaspekte entscheidend sind, welche Rolle die interne IT spielt und wann ein hybrider Ansatz die optimale Balance schafft. Außerdem geben wir konkrete Tipps für Migration, Integration und Change Management.
Flottenmanagement umfasst sämtliche Prozesse zur Organisation, Steuerung und Optimierung eines Fuhrparks – von der Fahrzeugbeschaffung über Wartungsplanung und Kraftstoffverwaltung bis hin zur Fahrerqualifikation und Compliance. Ziel ist es, die Betriebskosten zu senken, Ausfallzeiten zu vermeiden, Risiken zu reduzieren und die Fahrzeugverfügbarkeit zu maximieren.
In der Praxis heißt das: Fuhrparkverantwortliche brauchen jederzeit einen zuverlässigen Überblick über alle Fahrzeuge, deren Status, Kosten und Risiken. Ohne professionelle IT-Unterstützung ist das bei mehr als wenigen Fahrzeugen kaum zu leisten. Softwaregestützte Systeme helfen dabei, Daten strukturiert zu erfassen, automatisch auszuwerten und Entscheidungen fundiert zu treffen.
Die zentrale Frage lautet daher nicht mehr „Brauche ich Software?“, sondern: „Wo soll meine Flottenmanagement-Software laufen – lokal oder in der Cloud?“ Die Antwort darauf hat direkte Auswirkungen auf Budgetplanung, Sicherheitskonzept und Arbeitsweise im Tagesgeschäft.
„Für uns ist Flottenmanagement kein Excel-File, sondern ein IT-gestützter Steuerungsprozess – nur so lassen sich Kosten, Risiken und Ressourcen wirklich im Griff behalten.“
Bei einem lokalen Flottenmanagement-System wird die Software direkt auf eigenen Servern im Unternehmen betrieben. Daten bleiben physisch im Haus und werden über die interne IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Für viele IT-Abteilungen ist dies das klassische Modell – insbesondere in Organisationen mit gewachsenen Rechenzentren.
Gleichzeitig bringt das lokale Modell Herausforderungen mit sich:
Gerade im Flottenmanagement, wo heute oft Telematikdaten, Tankkarten-Informationen und externe Schnittstellen zusammenlaufen, steigt die Komplexität lokaler Installationen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre interne IT diese Systeme langfristig betreiben und sicher halten kann.
„Lokal installierte Software bietet volle Kontrolle – aber sie verlangt ebenso volle Verantwortung.“
Lokale Systeme können insbesondere dort sinnvoll sein, wo sehr sensible Daten verarbeitet werden, hohe regulatorische Anforderungen gelten oder bereits eine leistungsstarke IT-Infrastruktur etabliert ist. Wichtig ist, dass Budgets für laufende Pflege eingeplant werden – nicht nur für die Erstinstallation.
Cloud-basierte Flottenmanagement-Lösungen werden meist als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Die Anwendung läuft in einem Rechenzentrum des Anbieters, der Zugriff erfolgt über das Internet. Für Fuhrparkmanager*innen ist das insbesondere dann interessant, wenn mehrere Standorte, mobile Nutzer*innen oder externe Dienstleister eingebunden werden sollen.
Cloud-Systeme bieten zudem technologische Vorteile: Moderne Anbieter setzen auf automatische Updates, hohe Verfügbarkeit, Lastverteilung und aktuelle Sicherheitsstandards. Dadurch müssen Unternehmen sich nicht selbst um Patching, Monitoring und physische Sicherheit der Server kümmern.
Es gibt aber auch Punkte, die bedacht werden sollten:
Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Fragen offen, bietet Datenexport-Optionen und legt Zertifizierungen, Rechenzentrumsstandorte und Sicherheitskonzepte transparent dar.
„Für viele unserer Kunden ist die Cloud der entscheidende Hebel, um Flottenmanagement vom lokalen Schattendasein in eine transparente, unternehmensweite Steuerungsfunktion zu überführen.“
Die Wahl zwischen lokalem und Cloud-Flottenmanagement hängt stark von Unternehmensgröße, Sicherheitsbedürfnis, IT-Kapazitäten und strategischer Ausrichtung ab. Eine einfache „Entweder-oder“-Antwort gibt es selten – oft ist ein hybrider Ansatz sinnvoll.
Praxisbeispiele:
Unsere Erfahrung zeigt: Die Frage „Lokal oder Cloud?“ sollte nie isoliert aus IT-Sicht beantwortet werden. Entscheidend ist, welche Ziele das Unternehmen mit seinem Flottenmanagement verfolgt – Kostenreduktion, bessere Servicequalität, Risikominimierung oder Nachhaltigkeit.
Erst wenn diese Ziele klar sind, lässt sich bewerten, welche Architektur dazu passt. Carvion unterstützt Kunden dabei, diese Ziele klar zu definieren, Anforderungen sauber abzuleiten und darauf basierend eine Technologieentscheidung zu treffen, die nicht nur heute, sondern auch in drei bis fünf Jahren trägt.
Ob lokal oder in der Cloud – Datenschutz und IT-Sicherheit sind im Flottenmanagement nicht verhandelbar. Es geht um personenbezogene Daten (Fahrerprofile, Schulungen, Führerscheinkontrollen), Bewegungsdaten (GPS-Tracking, Touren) und zum Teil sensible betriebliche Informationen (Kundenadressen, Einsatzpläne).
Lokale Systeme erfordern ein eigenes Sicherheitskonzept:
Cloud-Systeme setzen auf zertifizierte Rechenzentren, häufig mit ISO 27001 und anderen Sicherheitsstandards. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind:
Aus Sicht von Carvion ist entscheidend, dass technische und organisatorische Maßnahmen zusammenspielen. Selbst das sicherste System nützt wenig, wenn Passwörter weitergegeben werden, Zugänge nicht deaktiviert oder Fahrer nicht über die Nutzung ihrer Daten informiert werden. Schulungen, Richtlinien und klare Verantwortlichkeiten sind daher genauso wichtig wie Verschlüsselung und Zertifikate.
Viele Unternehmen wechseln aktuell von lokalen Insellösungen auf zentralere Systeme oder migrieren schrittweise in die Cloud. Damit diese Projekte nicht im Tagesgeschäft stecken bleiben, ist ein strukturiertes Vorgehen entscheidend.
Carvion empfiehlt, eine Übergangsphase zu planen, in der alte und neue Welt kurzzeitig parallel laufen. So kann sichergestellt werden, dass Daten korrekt übernommen wurden, Berichte wie gewohnt verfügbar sind und keine Informationen verloren gehen.
Zusätzlich sinnvoll ist ein Abnahme-Workshop: Gemeinsam mit allen Beteiligten wird geprüft, ob Zielbild, Funktionen und Berichte dem entsprechen, was zu Beginn des Projekts vereinbart wurde. Das schafft Vertrauen – intern wie gegenüber der Geschäftsführung.
Ausgangslage: Ein Energieversorger mit 250 Fahrzeugen nutzte seit vielen Jahren eine lokal installierte Flottenmanagement-Software. Berichte mussten manuell erzeugt, Daten teilweise aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden. Außendienstleitungen hatten keinen direkten Zugriff, sondern mussten Auswertungen anfordern.
Vorgehen: Gemeinsam mit Carvion wurde ein hybrides Modell entwickelt: Stammdaten und besonders sensible Informationen blieben im lokalen Rechenzentrum, während ein cloudbasiertes Modul für Wartung, Tank- und Schadenmanagement eingeführt wurde. Fahrer erhielten mobile Zugänge für Schadenmeldungen und Kilometerstände, Disposition und Management arbeiteten mit zentralen Dashboards.
Ergebnis: Der Verwaltungsaufwand in der Flottenabteilung sank um rund 20 %. Wartungsprozesse konnten um etwa 35 % schneller abgewickelt werden, da Termine frühzeitig sichtbar waren und Werkstattaufträge strukturiert vorbereitet wurden. Gleichzeitig stieg die Transparenz: Die Geschäftsführung erhielt monatliche Reports zur Kosten- und CO₂-Entwicklung der Flotte.
Lerneffekt: Besonders wichtig war eine klare Rollenverteilung zwischen interner IT und externem Anbieter. Während das Rechenzentrum weiterhin für grundlegende Infrastruktur zuständig war, übernahm Carvion Betrieb, Updates und Support für die cloudbasierten Module. So entstanden keine Kompetenzkonflikte, sondern ein abgestimmtes Zusammenspiel.
Weiterlesen: Flottenmanagement · Fuhrparkverwaltung · Blog · Kontakt
1) Was sind die Vorteile eines lokalen Flottenmanagements?
Lokale Systeme bieten volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur. Unternehmen können eigene Sicherheitsstandards umsetzen, Anpassungen sehr individuell vornehmen und sind weniger abhängig von externen Anbietern. Das ist besonders in stark regulierten Branchen oder Organisationen mit bestehender Rechenzentrumsstrategie interessant. Gleichzeitig müssen Budget und Ressourcen für Wartung, Updates und Notfallkonzepte dauerhaft eingeplant werden.
2) Wann lohnt sich eine Cloud-Lösung?
Cloud-Lösungen lohnen sich insbesondere, wenn Flexibilität, geringere IT-Kosten und mobile Zugriffe im Vordergrund stehen. Unternehmen mit mehreren Standorten, wachsenden Flotten oder begrenzter IT-Kapazität profitieren von schnellen Einführungszeiten, automatischen Updates und einfacher Skalierbarkeit. Die Kosten sind besser planbar, da sie sich meist als monatliche oder jährliche Gebühren strukturieren.
3) Ist ein hybrider Ansatz sinnvoll?
Ein hybrider Ansatz ist sinnvoll, wenn sowohl hohe Sicherheitsanforderungen als auch Bedarf an Flexibilität und mobilen Modulen bestehen. Kritische Daten können lokal bleiben, während Cloud-Module für Reporting, Apps oder Telematik genutzt werden. So lassen sich Datenschutzvorgaben erfüllen und gleichzeitig moderne Funktionen nutzen. Wichtig ist eine saubere Integration der Systeme und klare Verantwortlichkeiten zwischen interner IT und externem Provider.
4) Wie sicher sind Cloud-Systeme wirklich?
Cloud-Systeme können sehr sicher sein – vorausgesetzt, sie werden von zertifizierten Anbietern betrieben, die auf aktuelle Sicherheitsstandards setzen. Wichtige Kriterien sind ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren, Serverstandorte in der EU, Verschlüsselung der Daten, Mehrfaktor-Authentifizierung und transparente AV-Verträge. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, wer Zugriff auf welche Daten hat und ob Protokolle und Logs für Sicherheitsanalysen zur Verfügung stehen.
5) Welche Rolle spielt die interne IT bei der Entscheidung?
Die interne IT ist ein Schlüsselakteur. Sie kennt bestehende Systeme, Sicherheitsanforderungen und Ressourcen. Bei lokalen Lösungen übernimmt sie den technischen Betrieb; bei Cloud-Lösungen verschiebt sich der Fokus hin zu Architektur, Integration und Security-Management. In beiden Fällen sollte die IT frühzeitig eingebunden werden, um Risiken zu bewerten und spätere Reibungsverluste zu vermeiden.
6) Wie gehe ich mit Widerständen im Unternehmen um?
Veränderungen an zentralen Systemen lösen häufig Skepsis aus – sowohl bei IT-Teams als auch bei Fuhrparkverantwortlichen oder Fahrern. Entscheidend ist eine klare Kommunikation: Warum wird etwas geändert? Welche Probleme werden gelöst? Wie sieht der Mehrwert für die einzelnen Rollen aus? Pilotprojekte, Schulungen und die frühzeitige Einbindung von Schlüsselpersonen helfen, Akzeptanz aufzubauen.
Ob lokal oder in der Cloud – die Zukunft des Flottenmanagements liegt in intelligent vernetzten Systemen, die Daten nutzbar machen und Prozesse vereinfachen. Wer frühzeitig digitalisiert und Architekturentscheidungen strategisch trifft, profitiert von geringeren Kosten, klareren Abläufen und höherer Transparenz.
Lokale Systeme spielen ihre Stärken dort aus, wo maximale Kontrolle, individuelle Anpassbarkeit und strenge Compliance-Anforderungen im Vordergrund stehen. Cloud-Lösungen überzeugen, wenn Flexibilität, mobile Nutzung, schnelle Einführung und Skalierbarkeit gefragt sind. Hybride Modelle verbinden beide Welten – und sind in vielen Organisationen ein pragmatischer Weg, um Schritt für Schritt zu modernisieren.
Wenn Sie prüfen möchten, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt, lohnt sich ein strukturiertes Vorgehen: Ausgangslage analysieren, Ziele definieren, Anforderungen ableiten, Optionen vergleichen. In einem unverbindlichen Gespräch mit Carvion lassen sich diese Punkte systematisch durchgehen – mit dem Ziel, eine Flottenmanagement-Lösung zu finden, die heute funktioniert und morgen mitwächst.
Ketty Gomez ist Fachautorin für Arbeitssicherheit und Flottenmanagement bei Carvion. Sie schreibt praxisnahe Artikel über Prävention, Sicherheitskultur und effiziente Fuhrparkprozesse. Mit ihrer Erfahrung in Betriebsorganisation und Arbeitsschutz macht sie komplexe Themen verständlich – mit klarem Fokus auf Umsetzbarkeit im Unternehmensalltag.
Kontakt: carvion.de/kontakt
February 6, 2025
